移動密集架檔案櫃編碼規則

2018-06-25   來源：麻豆影视在线观看辦公家具

移動密集架檔案櫃編碼規則

移動密集架檔案櫃編碼規則

在和檔案館庫管理人員打交道的過程中，越來越多的被檔案管理人員問到，如何快速有效地對檔案進行編碼整理，方便的使用移動密集架。為滿足廣大用戶的需求，麻豆影视在线观看的技術人員，為您詳細講述如何快速的為檔案密集架有效地編碼，存檔。

移動密集架編號應符合下列要求：

1、整齊一致

排列一致，橫豎成行，不同規格式樣的分排；

2、通風避光

有窗庫房的移動密集架排列，應與窗戶垂直，以避免強烈光線直射；

3、空間利用

主要過道的寬度一般可在1m-1.2m間，一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜，櫃與櫃間的距離適當加寬，櫃架不應緊靠牆壁；

4、統一編號

自門口起從左至右編架（櫃）號，每個架（櫃）子的欄也從左至右編號，每欄的格自上而下編號。如果沒有欄，則是從上到下編格號。

以上是大致的思路，以下是具體的執行規範。小庫這裏先給大家上一張圖，所謂無圖無真相

檔案編碼實例圖檔案編碼實例圖

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移動密集架編號應符合下列要求：

1、整齊一致

排列一致，橫豎成行，不同規格式樣的分排；

2、通風避光

有窗庫房的櫃架排列，應與窗戶垂直，以避免強烈光線直射；

3、空間利用

主要過道的寬度一般可在1m-1.2m間，一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜，櫃與櫃間的距離適當加寬，櫃架不應緊靠牆壁；<br />

4、統一編號

自門口起從左至右編架（櫃）號，每個架（櫃）子的欄也從左至右編號，每欄的格自上而下編號。如果沒有欄，則是從上到下編格號。

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1主題內容與適用範圍

本標準規定了檔號的結構、編製原則和編製方法。

本標準適用於檔案館（室）編製檔號。

2術語

2.1檔號

移動密集架在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，並具有統計監督作用。

2.2全宗號

移動密集架給定每個全宗的代碼。

2.3案卷目錄號

全宗內案卷所屬目錄的代碼。

2.4類別號

館（室）藏檔案類別的代碼。

2.5項目號

產品、工程、課題、設備等檔案的代字和代號。

2.6案卷號

案卷排列的順序號。

2.7件號

案卷內文件的順序號。

2.8頁（張）號

案卷內文件每頁（張）的順序號。

2.9代碼

一個或一組有序的、易於計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其它符號。

3檔號編製原則

3.1唯一性原則

檔案館（室）內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼隻表示一個編號對象。

3.2合理性原則

檔號結構必須與館藏檔案的整理分類體係相適應。

3.3穩定性原則

檔號一經確定，一般不應隨意改變。

3.4擴充性原則

檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。

3.5簡單性原則

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節省存貯空間，提高處理效率。

4檔號的結構

檔號結構分為三種：

4.1第一種結構為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號。

即：××××—×××—×××—×××

全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號

4.2第二種結構為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號。

即：××××-×××……n-×××-×××

全宗號-類別號     -案卷號-件、頁（張）號

4.3第三種結構為：類別號——項目號——案卷號——件、頁（張）號。

即：×××……n-×××……n-×××-×××

類別號  -項目號   -案卷號  -件、頁（張）號

4.4檔號中左邊為上位代碼，右邊下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“-”（短橫）相隔。

4.5件號、頁（張）號可根據檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。

5檔號的編製方法

5.1全宗號的編製方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拚音字母標識全宗屬性，後三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。

全宗號的格式是：××××<br />

全宗屬類代碼 全宗順序號

5.1.1全宗屬類代碼的編製方法

5.1.1.1在一個檔案館內，全宗屬類代碼不應重複。

5.1.1.2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

例一：某省檔案館藏新民主主義革命曆史檔案第13號全宗，標識為“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗教，標識為“J004”。

例三：某縣檔案館藏建國後檔案第127號全宗，標識為“0127”。

例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可標識為“R123”。

例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標識為“D003”。

例六：中國第一曆史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標識為“0074”。

5.1.2全宗順序號的編製方法

5.1.2.1全宗屬類內的各個全宗按排列次序流水編號。

5.1.2.2在一個屬類內不應有重複的全宗順序號。

5.2案卷目錄號的編製方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識。

5.2.1案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。

5.2.2每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。

5.2.3在一個全宗內不應有重複的案卷目錄號。

5.3類別號的編製方法

5.3.1類別號由漢字、漢語拚音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。

5.3.2不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應超過三級。

5.3.3在一個移動密集架（室）內或一個全宗內，不應有重複的類別號，

5.4項目號的編製方法

項目號引用有關管理部門編製的項目代號。

5.5案卷號的編製方法。

5.5.1案卷號用三位阿拉伯數字標識。

5.5.2目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。

5.5.3每一案卷目錄內的全部案卷隻應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上（含兩個）案卷目錄時應合並為一個目錄號或按目錄分編相應數目的案卷流水號。

5.6件號的編製方法

5.6.1不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號。

5.6.2件號用阿拉伯數字標識。

5.6.3卷內文件按排列次序流水編號，不應有空號。

5.6.4件號前必須同時列寫案卷及其以前各號。

5.7頁（張）號的編製方法

5.7.1頁（張）號用阿拉伯數字標識。

5.7.2卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號。不應有空號。

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